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本方法按照《黨政機關公文格式國家標準》（GB/T9704-2012）制定。具體內容如下：
1、辦公軟件要求
適用于微軟OFFICE-WORD文字處理軟件。
2.頁面設置
1.選擇“文件”——“頁面設置”，然后選擇“邊距”選項卡，頂部：3.7厘米，底部：3.5厘米，左側：2.8厘米，右側：2.6厘米。
2.選擇“紙張”選項卡并將“紙張尺寸”設置為“A4”。
3、選擇“布局”選項卡，將“頁眉頁腳”設置為“奇偶頁不同”，在該選項前面打“”，將“頁腳”設置為“2.5厘米”。
4、選擇“文檔網格”選項卡，“字體設置”，將“中文字體”設置為“假宋體”；將“字體大小”設置為“No.3”，然后單擊“確定”按鈕。
5、進入“文檔網格”選項卡，選擇“指定行網格和字符網格”，將“每行”設置為“28”個字符；將“每頁”設置為“22”行。然后點擊“確定”按鈕，這樣版式就設置為國標仿宋字體3號，每頁22行，每行28個漢字。
3.插入頁碼
1.選擇“插入”——“頁碼”，將“位置”設置為“頁面底部（頁腳）”，并將“對齊方式”設置為“外側”。
2、然后點擊“格式”按鈕，將“數字格式”設置為-1-、-2-、-3-顯示格式，點擊“確定”按鈕，再次點擊“確定”按鈕即可完成頁面號碼設置。
3、雙擊頁碼，選擇頁碼（包括左右兩條短線），并將頁碼字體大小設置為“四號”；字體為宋體阿拉伯數字；奇數頁的頁碼設置為一個漢字，右側有一個空格，偶數頁的頁碼設置為“左”，留一個漢字空。
4.單據編號制作
1、并列文字或降序文件編號：——第3號文件仿宋，居中顯示，在發證機關標志下方排成兩空行。
2、上行文件編號：文件編號——第3號，仿宋體，左側空一字；發行人名稱——仿宋3號字體；發行人名稱——第3號斜體，右空格一字，排列在發行機構標志中留兩行空白。
注意：文檔編號必須使用六角形符號。如何插入六角形符號：選擇“插入”——“符號”——“符號”選項卡。找到六角形符號后，將光標置于要插入的位置，然后單擊“插入”按鈕。
5.正式文件文本排版
制作公文文本內容：文本內容可以根據實際需要直接輸入，也可以從其他軟件復制文本，但必須符合以下國家標準：
1、題號——2為宋體，居中，紅色分界線下兩空行。
2、主字體號——3仿宋，置于左上欄，冒號全角，置于標題下方空行。
3、第——3號文字為仿宋體。
4、語言結構級別——標有“一”、“(一)”、“1”。按順序“(1)”。一級標題采用3號黑體，二級標題采用3號斜體，三、四級采用與正文相同的字體，仿宋3號。
5.附件——是正文的組成部分。3號仿宋字體，正文下空行，左邊距兩個字符，“附件”后有全角冒號和附件名稱，附件名稱后無標點符號依戀。
6、發證機構署名編號為第——3號，仿宋體，從文字最后一行起留3行空行，并按書寫日期居中排列。
7、書寫日期為第——3號，仿宋字體，簽發機關下方右側有4個空格。
8.印章——應蓋印正確，書寫日期居中，書寫日期壓在印章底部。
注：正式文件的格式內容請參見“信函格式文件圖”。
6.版畫
1.選擇“表格”——“插入”——“表格”，將“列數”設置為1，將“行數”設置為2。
2.選擇表格，右鍵單擊——TableProperties——“Table”選項卡，并將“Alignment”設置為“Centered”。
3、然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中選擇每行的下一行，取消豎線；同時，將第一行和最后一行下線的寬度設置為1點，將中間線的寬度設置為1點。將下方線寬設置為pt，然后單擊“確定”。
4、進入“表格屬性”——“列”選項卡，將指定寬度設置為15.6厘米，單擊“確定”。
5、在創建成功的表格第一行輸入主發單位和復印復制單位，使用4號仿宋字體，并排在發證機構和發證日期上方一行，上方有一個空格左和右，以及返回時冒號后的一行。對齊第一個字符，并在最后復印機構名稱后添加句點；表格第二行填寫發行機構和發行日期，使用仿宋四號字體，左邊留一個空格為發行機構，右邊留一個空格為發行日期“印發”“兩個字。
注：由于現行標準要求正式文件雙面打印，因此正式文件的最后一頁必須是偶數頁。也就是說，如果官方文件以奇數頁結尾，則印記必須位于背面的偶數頁上。否則，背面的偶數頁必須為空白。不是一個整體。
7.打印設置
政府正式文件雙面打印，左側裝訂。現有的打印設備大多僅具有單面打印功能。請按照以下步驟設置文本打印。
1.選擇“文件”——“打印”——“打印(R)”，設置奇數頁，然后單擊“確定”。
2.將打印后的奇數頁與空白背面按順序疊放，然后放入打印設備的紙盤中。
3.選擇“文件”——“打印”——“打印(R)”，設置偶數頁，然后單擊“確定”。
上述布局設置方法是起草各種公文的前提，也是“打印”輸出紅頭公文第一頁的基礎。為了方便理解，附上官方文檔格式的圖解說明，請參考學習。
附：機構正式文件格式圖解
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